LAS ACTAS DEL ESTADO CIVIL. Reglas comunes a las actas del estado civil (4 de 9)

Sobre las reglas relativas a las actas del estado civil, la Dra. Eusebio Gautreaux expone y explica las mismas en tres contextos, a saber:

    Las que son comunes a todas e incluyen sanciones a su inobservancia.
    Las específicas de cada acto.
    Las que se imponen al o la Oficial del Estado Civil.

Las actas del estado civil deben ser inscritas en los registros de manera continua, sin espacios en blanco entre una y otra, sin abreviaturas, sin fechas en números. En caso de que se produzcan errores y deban hacerse enmiendas y remisiones de actas, las mismas serán rubricadas por el o la Oficial del Estado Civil y por las partes si supieran hacerlo. Las partes deben participar en las correcciones, ya que cualquier enmienda al margen pudiera prestarse a una decisión unilateral del o la funcionario/a.

Las actas que se refieran a las personas de los y las Oficiales del Estado Civil o a parientes hasta el cuarto grado inclusive y afines hasta el tercer grado inclusive, no podrán ser instrumentadas por ellos, debiendo ser sustituidos en cada caso por uno de sus suplentes.

Para la instrumentación del acta las partes deben estar presentes, así se evitan errores y omisiones. Ante la imposibilidad de comparecer de las partes, las mismas deberán hacerse representar, haciéndose constar en el acta la circunstancia de tal imposibilidad.

Los testigos a figurar en las actas del estado civil deberán ser mayores de edad y podrán ser escogidos por las partes, independientemente de que sean parientes o no de ellas y firmarán las actas junto a las partes y al o la Oficial del Estado Civil y, cuando alguno no pueda firmar, la causa de tal circunstancia se hará constar en el acta.

Cuando en un acta del estado civil deba mencionarse en el margen otro ya instrumentado, tal mención se hará mediante la anotación sobre el otro en archivos que conserve y disponga la Oficialía del Estado Civil, en un plazo no mayor de tres días. En el mismo plazo, lo comunicará al presidente de la Junta Central Electoral, quien será responsable de que la misma sea hecha de manera uniforme en los archivos de la Oficina Central del Estado Civil.

Cualquier persona puede solicitar copias de las actas anotadas en los registros civiles, siempre y cuando las actas y los registros estén conformes a la ley 659. La misma ley, en su artículo 11, otorga al Juez de Paz del municipio la atribución de certificar en el reverso de cada tapa,  el número de los folios  hábiles de los registros  y sólo si se cumple esta formalidad podrá abrirse dicho registro.

Contra las actas del estado civil proceden acciones en declaración en falsedad cuando las mismas no están plasmadas conforme a la ley, es decir, conforme a los procedimientos correspondientes. Para el caso de las actas del estado civil, tales faltas serían ofrecer declaraciones falsas, las cuales podrían ser objeto de sanciones de tres a diez años de trabajos públicos.

En cuanto a las actas sobre declaraciones tardías, las mismas podrán se impugnadas  por todos los medios  de derecho,  cuando no se hubiesen llevado a cabo con apego a la ley 659, dejándose a cargo de los jueces la declaración en falsedad de dichas actas.

Tanto la alteración como la falsificación de las actas del estado civil  dan lugar a una acción en reclamación de daños y perjuicios y el asiento de ellas en hojas sueltas o de cualquier otro modo contrario al espíritu de la ley, si en la violación ha participado el o la Oficial del Estado Civil.

Podrán instrumentarse actas del estado civil en el extranjero conforme a las leyes del país, para lo cual existen requisitos inviolables: que los solicitantes sean nacionales del país, pudiendo ser la otra parte extranjera y se considerarán válidas si han sido autorizadas y realizadas por los agentes diplomáticos y consulares. También tendrán validez en el país los actos civiles de un dominicano y una extranjera hechos en un país extranjero, cuando han sido realizados conforme a las leyes de ese país y acreditados por sus autoridades.

Un extracto de las actas del estado civil es el documento que recibimos del o la Oficial del Estado Civil, un compendio de las muchas informaciones que de las mismas contiene el registro, resumido para fines de utilidad de su titular, en el cual se consignan las declaraciones contenidas en el original más las anotaciones que en él se hayan realizado.

La ley 136-03 prohíbe que en los extractaos se coloque la condición de hijo natural, legítimo o adoptivo. La ley 659 instruye omitir  indicación alguna  que señale paternidad  o maternidad no reconocida. En consecuencia, el acta debe contener  el nombre y apellidos únicos de la madre natural cuando el padre no ha reconocido al hijo, lo que deja claramente expresado su condición de hijo únicamente declarado por su madre.

El extracto de las actas del estado civil debe contener:

    Titulo del extracto, compendio o resumen del acta completa o integral.
    Identificación de la oficialía, indicación del tipo de acta, número de registro del cual proviene, número de folio, año.
    Los datos de la declaración.
    Anotación en caso de que la hubiere.
    Firma del Oficial del Estado Civil.
    Sello de la oficina.



ÁGUEDA RAMĺREZ DE RODRĺGUEZ

Barahona, 30 de enero, 2017